Brief là thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo và thiết kế, nhưng không ai cũng phải hiểu đúng về nó. Brief là văn bản thể hiện những thông tin và yêu cầu ngắn gọn, súc tích và cô đọng những công việc cần thiết mà khách hàng gửi đến đơn vị thực hiện dự án. Để hiểu thêm về brief là gì và cách tạo nên bản brief chuẩn thì hãy đọc nội dung bên dưới ngay.
1. Brief là gì?
Brief (hay còn gọi là bản tóm tắt yêu cầu dự án) là tài liệu ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, mô tả những yêu cầu mà khách hàng cung cấp đến đơn vị thực hiện dịch vụ. Brief là công cụ giao tiếp quan trọng giúp các bên liên quan có thể thống nhất với nhau về mục tiêu, kỳ vọng và phạm vi công việc ngay từ đầu.
Ngoài ra brief còn có chức năng kết nối giữa khách hàng và nhóm thực hiện, bản brief còn được chia sẻ nội bộ với các ban thực thi các phòng như thiết kế, sản xuất, nội dung,.v..v… đồng thời cũng là kim chỉ nam để giúp đảm bảo mọi người hiểu đúng yêu cầu và đều hướng đến cùng một mục tiêu chung.
Một bản brief có cấu trúc tốt mang lại ba lợi ích trực tiếp sau:
- Định hướng rõ ràng giúp cả hai bên điều nắm bắt chính xác mục tiêu, yêu cầu và phạm vi công việc để hạn chế sai sót không đáng có trong quá trình triển khai.
- Thống nhất nội dung giúp các bên liên quan có góc nhìn chung, tránh tình trạng hiểu sai hay truyền đạt không đồng nhất.
- Tối ưu thời gian và nguồn lực sẽ giúp giảm thiểu các lần chỉnh sửa, đẩy nhanh tiến độ thực hiện và nâng cao hiệu quả của toàn bộ dự án.
Brief là những yêu cầu khách hàng gửi đến đơn vị thực hiện dịch vụ
2. Các loại brief phổ biến
Brief bao gồm 4 loại phổ biến hiện nay
2.1 Creative Brief
Được xem là bản tóm tắt thông tin được sử dụng trong nội bộ của công ty do Account phụ viết cho Creative Team. Bản Creative Brief này có mục đích cung cấp thông tin, yêu cầu chi tiết nhằm khơi gợi khả năng sáng tạo cho Creative Team thực hiện dự án một cách trơn tru, mới mẻ và đột phá nhất có thể.
Nội dung chính của Creative Brief bao gồm:
- Job Description: Mô tả công việc cụ thể.
- Target Audience: Thông tin khách hàng mục tiêu.
- SMP (Single – Minded – Proposition): Điểm khác biệt nhất của sản phẩm có tác động lớn tới khách hàng.
- Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch diễn ra.
- Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch.
2.2 Communication Brief
Là bản tóm tắt thông tin giữa khách hàng (Client) cung cấp đến đơn vị thực hiện dịch vụ. Trong bản này sẽ trả lời đầy đủ các câu hỏi như What, When, Why, Who, How về thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ để bên thực hiện dịch vụ đưa ra chiến lược phù hợp nhất.
Communication Brief gồm các nội dung chi tiết như sau:
- Project: Mục tiêu và lý do triển khai dự án.
- Client: Doanh nghiệp hoặc đơn vị đầu tư.
- Brand: Thương hiệu, đây là tổng hợp những thông tin, giá trị liên quan đến sản phẩm và thương hiệu đó.
- Project description:Phần mô tả chi tiết về các yêu cầu, phạm vi công việc và kết quả mong muốn.
- Brand Background: Thông tin nền tảng về thương hiệu, thị trường hoạt động, đối thủ cạnh tranh và bối cảnh liên quan.
- Objectives: Các mục tiêu truyền thông và tiếp thị cần đạt được trong quá trình triển khai dự án.
- Target Audience: Nhóm khách hàng mục tiêu mà dự án hướng đến.
- Coverage: Phạm vi địa lý hoặc khu vực triển khai chiến dịch.
- Budget: Ngân sách dự kiến được phân bổ cho các hoạt động trong dự án.
- Timing: Kế hoạch thời gian thực hiện, bao gồm các mốc triển khai và tiến độ dự kiến.
2.3 Video Brief
Là bản tóm tắt mục tiêu, định hướng sáng tạo và yêu cầu sản xuất một video. Nó giúp đảm bảo rằng sản phẩm video cuối cùng đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu.
Video Brief bao gồm các nội dung chi tiết như:
- Video objectives: Mục tiêu cần đạt được của video.
- Target audience: Đối tượng khán giả mục tiêu.
- Key Message: Thông điệp chính cần truyền tải → Đây là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình sản xuất.
- Visual Style & Tone: Phong cách hình ảnh và tông giọng thể hiện.
- Script & Storyboard: Kịch bản và bố cục nội dung video
- Technical specifications: Các yêu cầu về kỹ thuật trong quá trình sản xuất (như: format, độ phân giải,.v..v…).
- Duration: Thời lượng phát sóng
- Timing: Kế hoạch và tiến độ thực hiện.
- Distribution platform: Nền tảng đăng tải và phân phối video.
2.4 Design Brief
Là bản tóm tắt về thiết kế ghi chú lại những yêu cầu của khách hàng về một dự án thiết kế, thường do khách hàng chuẩn bị. Ví dụ như khách hàng cần thiết kế website theo yêu cầu về lĩnh vực bán hàng, họ sẽ ghi lại những yêu cầu về hình ảnh, tone màu chủ đạo website, gồm bao nhiêu trang, nội dung website truyền tải,.v..v…Ngoài ra họ có thể ghi chú thêm yêu cầu thêm về thời gian hoàn thành và mức chi phí mà họ có thể bỏ ra cho dự án thiết kế website này.
Những nội dung này sẽ có thể được ghi chú lại bằng nhiều dạng tài liệu khác nhau. Chuyên nghiệp nhất là các slide thuyết trình bao gồm nội dung và hình ảnh minh họa. Nhanh gọn hơn là các file dạng viết như PDF, Word,.v..v…Tuy nhiên đối với các dự án lớn, Design Brief sẽ được trình bày rất chỉn chu, công phu kèm với nội dung sẽ chặt chẽ hơn.
Design Brief bao gồm các nội dung chi tiết như:
- Project overview: Tổng quan về dự án, mục tiêu và yêu cầu cần thực hiện.
- Target audience: Đối tượng khách hoặc người dùng mà thiết kế hướng đến.
- Brand guidelines: Cách kết hợp giữa bản sắc thương hiệu, màu sắc hay font chữ (như là bộ nhận diện thương hiệu? Một chiến dịch gồm các poster, banner, video quảng cáo,.v..v…)
- Deliverables: Danh sách các hạng mục thiết kế cần bàn giao.
- Budget: Ngân sách dự kiến cho dự án thiết kế.
- Timeline: Kế hoạch thời gian triển khai và tiến độ hoàn thành dự án.
3. Những yếu tố tạo nên bản brief chuẩn
Những yếu tố nào tạo nên bản brief chuẩn? Yếu tố đầu tiền cần phải đảm bảo có thông tin và mục tiêu rõ ràng
Để có cách viết Brief chuẩn thì người thực hiện sẽ cần phải chú trọng đến 7 yếu tố cơ bản sau đây.
- Đảm bảo Brief ngắn gọn, mục tiêu rõ ràng
Bản Brief cần xác định cụ thể mục tiêu mà dự án hoặc chiến dịch hướng đến, chẳng hạn như tăng nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng hay thúc đẩy doanh số. Điều này giúp đội ngũ thực hiện có định hướng xuyên suốt trong quá trình triển khai.
Để mục tiêu có tính khả thi và dễ đánh giá hiệu quả, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng mô hình SMART, bao gồm: Specific (Cụ thể): Mục tiêu được xác định rõ ràng/ Measurable (Đo lường được): Có thể đánh giá bằng các chỉ số cụ thể/ Achievable (Khả thi): Phù hợp với nguồn lực hiện có/ Relevant (Liên quan): Gắn liền với định hướng kinh doanh/ Time-bound (Có thời hạn): Xác định thời gian hoàn thành. Việc áp dụng SMART giúp đội ngũ triển khai có định hướng rõ ràng và dễ dàng theo dõi mức độ hoàn thành của dự án.
- Thông tin về đối tượng mục tiêu
Việc xác định đúng khách hàng mục tiêu giúp nội dung, thiết kế và thông điệp được xây dựng phù hợp hơn với nhu cầu, hành vi và mong muốn của người tiếp cận.
- Mô tả dự án ngắn gọn, dễ hiểu
Một bản Brief hiệu quả cần trình bày đầy đủ bối cảnh, yêu cầu và phạm vi công việc bằng ngôn ngữ rõ ràng, tránh gây hiểu nhầm giữa các bên liên quan.
- Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh
Thông tin về thị trường, xu hướng ngành và đối thủ cạnh tranh giúp đội ngũ triển khai có thêm cơ sở để xây dựng giải pháp phù hợp và tạo ra sự khác biệt.
- Ngân sách thực hiện
Ngân sách là yếu tố quan trọng giúp xác định phạm vi công việc, lựa chọn phương án triển khai và phân bổ nguồn lực hợp lý trong suốt dự án.
- Thời gian và tiến độ triển khai
Bản Brief nên quy định rõ các mốc thời gian, thời hạn hoàn thành và kế hoạch triển khai để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ.
- Các yêu cầu và tiêu chí bắt buộc
Những yêu cầu đặc biệt như thông điệp chính, nhận diện thương hiệu, định dạng sản phẩm bàn giao hoặc các quy định riêng cần được nêu rõ ngay từ đầu để hạn chế việc chỉnh sửa về sau.
Vì vậy, để có một bản Brief chuẩn là sự kết hợp giữa các mục tiêu rõ ràng, thông tin đầy đủ và yêu cầu cụ thể, giúp tất cả các bên có chung cách hiểu và phối hợp hiệu quả để đạt được kết quả mong muốn.
4. Quy trình tạo hiệu ứng Brief chuẩn
Quy trình tạo nên bản brief chuẩn
Hiểu được các yếu tố cơ bản của Brief là bước đầu tiên, nhưng để tạo ra một bản Brief thực sự hiệu quả, bạn cần thực hiện theo một quy trình rõ ràng và có hệ thống.
- Bước 1: Thu thập thông tin
Trước khi bắt đầu soạn thảo, cần trao đổi với các bên liên quan để thu thập đầy đủ thông tin về dự án. Quá trình này giúp làm rõ mục tiêu, yêu cầu, mong đợi và định hướng triển khai. Một số câu hỏi thường được đặt ra như: Mục tiêu của dự án là gì? Kết quả mong muốn ra sao? Những khó khăn nào có thể phát sinh trong quá trình thực hiện?
- Bước 2: Xây dựng nội dung Brief
Sau khi tổng hợp thông tin, tiến hành sắp xếp và trình bày thành một tài liệu có cấu trúc rõ ràng. Bản Brief nên bao gồm các nội dung quan trọng như tổng quan dự án, mục tiêu, đối tượng mục tiêu, ngân sách, thời gian thực hiện và các yêu cầu cụ thể. Thông tin cần được diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu và có tính định hướng.
- Bước 3: Rà soát và chỉnh sửa
Khi hoàn thành bản nháp, hãy gửi cho các bên liên quan để nhận phản hồi. Đồng thời kiểm tra lại tính chính xác, sự thống nhất giữa các nội dung và bổ sung những thông tin còn thiếu. Việc rà soát kỹ lưỡng sẽ giúp hạn chế những hiểu lầm hoặc thay đổi không cần thiết trong quá trình triển khai.
- Bước 4: Phê duyệt và triển khai
Sau khi các chỉnh sửa được hoàn tất, bản Brief cần được các bên liên quan xem xét và thống nhất. Đây sẽ là tài liệu định hướng chính thức cho toàn bộ dự án, giúp đội ngũ thực hiện bám sát mục tiêu và triển khai công việc một cách hiệu quả.
Kết luận
Brief là nền tảng quan trọng giúp mọi dự án được triển khai đúng hướng, từ các chiến dịch marketing đến thiết kế website theo yêu cầu. Một bản Brief rõ ràng không chỉ giúp các bên thống nhất mục tiêu và yêu cầu ngay từ đầu mà còn hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả thực hiện.
Đặc biệt trong các dự án thiết kế website, brief đóng vai trò như một bản định hướng giúp đội ngũ thiết kế và lập trình hiểu chính xác nhu cầu của doanh nghiệp trước khi bắt tay vào triển khai. Vì vậy, đầu tư thời gian xây dựng một bản Brief đầy đủ và chi tiết chính là bước khởi đầu quan trọng để dự án đạt được kết quả như mong đợi.
-----------------
Thông tin liên hệ với VDesign:
SĐT: 0914 197 641 (Call/Zalo)
Email: hopthu@websitetheoyeucau.com
Facebook: Cty Thiết kế Website theo yêu cầu VDesign
